– Det gjør det lettere for studentene
OsloMet bruker NOA til digital oppmøteregistrering på første studiedag:
– Det er lettere for studentene å melde oppmøte der de er når de blir bedt om det enn å møte fysisk i kø på Campus, forteller Royne Kreutz ved seksjon for digitalisering av utdanning ved OsloMet.
Det er første studiedag på OsloMet, og på campus møter vi Royne Kreutz som jobber i seksjon for digitalisering av utdanning. Denne uken er det rundt 10.000 studenter som skal bruke NOA til å registrere sitt oppmøte til første studiedag.
Roynes avdeling har ansvaret for omtrent alle systemene og verktøyene som studentene benytter seg av. Blant annet NOA (Notice of Attendance) som leverer systemet for digital oppmøteregistrering, hvor studenten mottar en SMS med en unik lenke og registrerer oppmøtet sitt på enkelt vis, kun ved å taste inn en kode. Oppmøtet blir deretter overført til FS ved hjelp av integrasjonen med NOA, og det sparer administrasjonen for mye manuelt arbeid i etterkant.
– Fakultetene, administrasjon og viktigst av alt; studentene – opplever dette som smidig og moderne. Og jeg oppfatter at studentene synes det er tidsriktig, forteller Royne.
– Vår seksjon har i oppdrag å digitalisere for å møte studentbehov. De områdene vi ser vi kan digitalisere, skal vi digitalisere, vel å merke dersom det gir bedre studentopplevelser. Det er studentene vi er til for!
– Pandemien ga OsloMet en boost i digitalisering og i å fjerne manuelle operasjoner: Lange køer med studenter ble en utfordring for håndhevelse av smittevernregler. Dette økte trykket i å få til en endring der vi kunne unngå disse køene. Det var her NOA viste seg å være en meget effektiv løsning.
Men slik har det ikke alltid vært for utdanningsinstitusjonene. Det er ikke lenge siden manuell oppmøteregistrering med kø, penn og papir spiste av studentens tid.
Royne greier ut om hvordan studentopplevelsen til oppmøteregistreringen var før i tiden:
– Vi skal ikke lenger tilbake enn før pandemien. Den manuelle oppmøteregistreringen startet for studentene i en kø, gjerne om morgenen. Så står det gjerne en i andre enden som ber om navn og ID. Den køen kan bli ganske lang.
– De som da registrerte oppmøte til studentene kunne nok kanskje sette pris på dette møtet med studentene, det å si hei og kunne ta de imot - det var hyggelig. Men dette er kun den ene side av opplevelsen. På den andre siden av opplevelsen er studenten, som står i den køen, som kanskje har det litt travelt og skal rekke noe, kanskje har studenten akkurat kommet seg opp om morgenen - eller det er første studiedag og veldig mye annet som opptar en. Da ser de kanskje det på en litt annen måte.
Royne forklarer at lærestedet fikk trimmet denne manuelle varianten til å være så effektiv som mulig.
– Kanskje noen fikk det unna i løpet av en halvtime. Men vi ser at forventningene som studentene har er annerledes, og kanskje ikke er like fornøyd med denne “halvtimen” i kø.
Ved å bruke NOA til å registrere førstegangsoppmøte under studiestart, er denne manuelle prosessen helt eliminert. Studentene er i forkant registrert i NOAs administrasjonsverktøy for forelesere og studieadministrasjon, og studentene mottar en SMS ved studiestart, som ved hjelp av en unik kode gjør det mulig for de å gjennomføre oppmøteregistreringen helt selv.
– Vi har også fått tilbakemelding på at det er mindre å administrere fra fakultetenes side. Så det er veldig bra. NOA har også forbedret og utviklet systemet i samarbeid med lærestedenes erfaringer, det setter vi pris på.
– Denne gamle måten med kø og papirer, jeg tror nok ikke den har livets rett anno 2022.
Hva er din opplevelse og erfaring med NOA så langt?
– I min avdeling og rolle, så ser vi alle tre sidene: Organisasjonen, fakultetene og studentene. Hvis vi først skal ha oppmøteregistrering, så er dette helt klart veien å gå. Det handler om at vi evner å møte studenten og deres forventninger der de er. Det synes jeg vi får til her på en god måte. Foreleserne er veldig fornøyde med løsningen, og det er gode tilbakemeldinger på at systemet virker.
– Og til slutt: Det er ikke vår opplevelse som er viktigst, men studentenes opplevelse. Dersom organisasjonen må gå en ekstra mil kan det være nødvendig for at over 20 000 studenter skal slippe. Her får vi i pose og sekk!